Rýchlejšie vybavovanie a efektívnejšie vyplácanie sociálnych dávok

Cena ITAPA 2014 v kategórii Zlepšovanie procesov

Rýchlejšie vybavovanie a efektívnejšie vyplácanie sociálnych dávok

Ešte donedávna malo 10 000 zamestnancov na úradoch práce len obmedzený prehľad o tom, čo robia ich kolegovia v inom meste. Doplácal na to bežný občan – rovnaké doklady si od neho pýtali aj viackrát. Zásadnú zmenu priniesol Projekt elektronických služieb, ktorý celý proces zrýchľuje a zefektívňuje. Jedným z riešiteľov komplexného integrujúceho sa riešenia bola spoločnosť DWC Slovakia.

50 miliónov strán

Toľko spisov, záznamov a dokumentov ročne prejde rukami zamestnancov úradov patriacich pod Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR. Najviac sú papiermi zavalení na úradoch práce. Riešenie je spojené so systémom pre spracovanie a výpočet sociálnych dávok a uľahčuje prácu so spismi. Podstatou projektu je elektronizácia – teda prechod od papierového sveta do elektronického. Žiadosť o sociálne dávky, ktorú občan prinesie na úrad práce, referent zaeviduje a naskenuje a spolu s dokladmi a potvrdeniami, ktoré sú súčasťou žiadosti, zaznamená do registra dokumentov. Na každý papierový dokument nalepí čiarový kód, ktorý ho jednoznačne identifikuje a umožní jeho automatické priradenie k jeho digitálnej forme. K nahliadnutiu tak budú všetky podklady k žiadosti, ako aj samotná žiadosť počas celého spracovania a aj po uzavretí spisu.

Jedenkrát a dosť

Ak sa občan presťahuje a o sociálnu dávku bude žiadať na inom úrade na Slovensku, pracovník len v systéme skontroluje, či je doklad v systéme. Problémom je napríklad opakované predkladanie rodného listu dieťaťa, dohôd alebo príjmových dokladov. Ak ho nájde, nemusí ho opätovne vyžadovať od občana. Prístup k spisu budú mať len osoby s osobitnými prístupovými právami. Na úradoch práce sa nahradil zastaralý systém na evidenciu registratúry a riešenie je postavené na špičkovom európskom softvéri Fabasoft.

Budúcnosť sa začala

Dnes sa už skenuje na všetkých úradoch práce. Štát tak ušetrí na faktúrach za papier a občan bude mať rýchlejšie a jednoduchšie vybavené sociálne dávky.  Profitovať z nového IS budú aj samotní úradníci – údaje nemusia zadávať duplicitne do viacerých systémov. Zároveň systém umožňuje vytvárať štatistiky o tom, ako dlho sa niektoré agendy vybavujú. Digitalizácia papierových dokumentov a vytvorenie elektronického spisu klienta umožní aj zvýšenú ochranu proti poškodeniu a strate originálneho dokumentu. V neposlednej miere sa znížia náklady na distribúciu v rámci rezortu. Zatiaľ sa dokumenty využívajú len pre potreby úradov práce. V budúcnosti by mohli poslúžiť aj iným, napríklad Sociálnej poisťovni. Potrebné je však prepojenie systémov. Hudbou blízkej budúcnosti bude pre občanov možnosť elektronicky komunikovať pri podaní žiadosti o sociálne dávky.